一、函的概念 函是不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互洽工作、詢問和答復(fù)問題，或者向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項時所使用的公文。 函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當(dāng)廣泛。
在行文方向上，不僅可以在平行機(jī)關(guān)之間行文，而且可以在不相隸屬的機(jī)關(guān)之間行文，其中包括上級機(jī)關(guān)或者下級機(jī)關(guān)行文。在適用的內(nèi)容方面，它除了主要用于不相隸屬機(jī)關(guān)相互洽工作、詢問和答復(fù)問題外，也可以向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項，向上級機(jī)關(guān)詢問具體事項，還可以用于上級機(jī)關(guān)答復(fù)下級機(jī)關(guān)的詢問或請求批準(zhǔn)事項，以及上級機(jī)關(guān)催辦下級機(jī)關(guān)有關(guān)事宜，如要求下級機(jī)關(guān)函報報表、材料、統(tǒng)計數(shù)字等。
此外，函有時還可用于上級機(jī)關(guān)對某件原發(fā)文件作較小的補(bǔ)充或更正。不過這種情況并不多見。
二、函的特點
（一）溝通性。函對于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互洽工作、詢問和答復(fù)問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點。
（二）靈活性。表現(xiàn)在兩個方面：一是行文關(guān)系靈活。
函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制。二是格式靈活，除了國家高級機(jī)關(guān)的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦。
可以有文頭版，也可以沒有文頭版，不編發(fā)文字號，甚至可以不擬標(biāo)題。
（三）單一性。函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點，一份函只宜寫一件事項。
三、函的分類。 函可以從不同角度分類：
（一）按性質(zhì)分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機(jī)關(guān)單位正式的公務(wù)活動往來；便函則用于日常事務(wù)性工作的處理。
便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標(biāo)題，不用發(fā)文字號，只需要在尾部署上機(jī)關(guān)單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。
（二）按發(fā)文目的分。函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種。發(fā)函即主動提出了公事事項所發(fā)出的函。復(fù)函則是為回復(fù)對方所發(fā)出的函。
（三）另外，從內(nèi)容和用途上，還可以分為洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復(fù)事宜函，轉(zhuǎn)辦函，催辦函，報送材料函等等。
四、函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法 由于函的類別較多，從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機(jī)動性。主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容和寫法。
公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內(nèi)容和寫法要求如下：
（一）首部。主要包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)兩個項目內(nèi)容。
1、標(biāo)題。公函的標(biāo)題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種構(gòu)成。另一種是由事由和文種構(gòu)成。
2、主送機(jī)關(guān)。即受文并辦理來函事項的機(jī)關(guān)單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。
（二）正文。其結(jié)構(gòu)一般由開頭、主體、結(jié)尾、結(jié)語等部分組成。
1、開頭。主要說明發(fā)函的緣由。
一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容，然后用“現(xiàn)將有關(guān)問題說明如下：”或“現(xiàn)將有關(guān)事項函復(fù)如下：”等過渡語轉(zhuǎn)入下文。復(fù)函的緣由部分，一般首先引敘來文的標(biāo)題、發(fā)文字號，然后再交代根據(jù)，以說明發(fā)文的緣由。
2、主體。這是函的核心內(nèi)容部分，主要說明致函事項。
函的事項部分內(nèi)容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是洽工作，詢問和答復(fù)問題，還是向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。
如果屬于復(fù)函，還要注意答復(fù)事項的針對性和明確性。
（三）結(jié)尾。一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ；蛘垖Ψ絽f(xié)助解決某一問題，或請對方及時復(fù)函，或請對方提出意見或請主管部門批準(zhǔn)等。
（四）結(jié)語。通常應(yīng)根據(jù)函詢、函告、函或函復(fù)的事項，選擇運用不同的結(jié)束語。
如“特此函詢（）”、“請即復(fù)函”、“特此函告”、“特此函復(fù)”等。有的函也可以不用結(jié)束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。
（五）結(jié)尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容。 署名機(jī)關(guān)單位名稱，寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。
五、撰寫函件應(yīng)注意的問題 函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機(jī)關(guān)或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強(qiáng)人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。
至于復(fù)函，則要注意行文的針對性，答復(fù)的明確性。 其次，函也有時效性的問題，特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速、及時。
像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務(wù)等活動的正常進(jìn)行。例文 通知事宜函 國務(wù)院辦公廳關(guān)于羊毛產(chǎn)銷和質(zhì)量等問題的函 國辦函 [1993] 2號 國家計委、經(jīng)貿(mào)辦、農(nóng)業(yè)部、業(yè)部、經(jīng)貿(mào)部、紡織部、技術(shù)監(jiān)督局： 為進(jìn)一步發(fā)展我國羊毛生產(chǎn)，搞活羊毛流通，提高羊毛質(zhì)量，根據(jù)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的批示，現(xiàn)就有關(guān)問題通知如下：
一、要切實抓緊抓好草場改造和羊種改良工作。（略）
二、技術(shù)監(jiān)督局要加強(qiáng)羊毛的質(zhì)量監(jiān)督和檢驗工作。（略）
三、要盡快組織直接進(jìn)入國際羊毛拍賣市場。（略）
四、為了促進(jìn)國內(nèi)養(yǎng)羊業(yè)的發(fā)展，支持紡織工業(yè)生產(chǎn)和擴(kuò)大出口創(chuàng)匯。（略） 上述有關(guān)政策，請有關(guān)部門、各地區(qū)特別是羊毛生產(chǎn)區(qū)認(rèn)真研究落實，執(zhí)行中的問題，由國家計委和經(jīng)貿(mào)辦協(xié)調(diào)，并督促落實。
國務(wù)院辦公廳（蓋章） 一九九三年一月三日 來源：秘書工作
