信函是公司的臉面，它對于公司樹立良好的形象有著極為重要的意義。典型商務信函的內容應包括如下幾點：

信頭：一般來講，商業信函均使用印有"letterhead"的公函信箋，這樣信頭就不必自己再寫了。

信內地址：寫在信紙的左上角，編號和日期下方。順序是從小到大：

公司名稱或收信人姓名、職務

房屋或大樓名稱

大樓號碼及所在街道或路的名稱

省市名稱及郵編

國家名稱

稱呼敬語：如知道對方姓名，就用dear mr./mrs./miss/ms.加上姓，如不知道對方姓名，可用dear sir, dear madam, 也可用：to whom if may concern。如對方職務較高，則最好用其職務名稱，如： dear prof. smith, dear dr. henson等。 稱呼一家公司就用dear sirs 或gentlemen。

正文

結束敬語：如稱呼用dear sir/dear sirs/dear madam", 結束敬語就應用yours faithfully。如稱呼用dear mr. john/dear mr. smith, 結束敬語就應用yours sincerely。

署名

英文信函中講究五c原則，也就是要求做到正確(correctness)、清晰( clearness )、簡明( conciseness )、完整( completeness )和禮貌( courtesy )。 信函的語調也是同樣重要的，它表達了你對收信人的態度，適當的語調將會給雙方創造良好的溝通氣氛。