公函的寫法及注意問題

公函根據內容和性質，可以分為很多種類，如：用于商洽的商洽函、用于詢問的詢問函、用于答復的復函、用于委托的委托函等。下面就由小編給大家介紹公函的寫法及注意問題，希望大家喜歡。

公函的寫法

公函根據內容和性質，可以分為很多種類，如：用于商洽的商洽函、用于詢問的詢問函、用于答復的復函、用于委托的委托函等。另外，還有用于慰問的慰問信、用于祝賀的賀信、公開發(fā)表的公開信等，實際上只要它們使用于公務活動中，也應劃入廣義的公函范圍。不過，從狹義的范圍來講，函和信也有一定區(qū)別，函的使用比信的'范圍窄，但比較莊重、嚴肅。各種公函的寫法都是統(tǒng)一的。

公函的寫法

【第1句】：編號

為了方便整理、保存和查對，公函需要加上一些公函的編號，編號必須要寫在信封的左上角。

例如：(a)B/1/99(b)學字第92號

【第2句】：寫信人的地址

信紙的右上角必須寫上公函的寫信人地址，書寫語言華文英文皆可。

例如：(a)和平路198號

新疆郵區(qū)123194

(b)Blkl94，ToaPayohLorong4，

#03-108xinjiangl23194

【第3句】：收信人的姓名，職銜和地址

(a)收信人的姓名，寫在編號之下，但位置不可比寫信人的地址高，先寫姓名，姓名后面一定要記得加上稱呼。

例如：劉維國先生

林月芳小姐

在收信人姓名下面寫收信人的個人職銜，

例如：

XX聯絡所管理委員會主席

新世界書局經理

(b)若你不知道那個團體的負責人的具體姓名，

可以寫執(zhí)事先生成寫他的個人職務或者頭銜，

如：XX中學校長。

【第4句】：稱呼：

(a)正文的開頭寫收信人的具體稱呼，后面必須加冒號“：”不空格。

(b)可以用較為普通的稱呼：如”王先生”或在姓氏的后面加職銜“王經理”。也可用“經理先生”這樣的稱呼。

(c)自稱：可用我、本人、我校、我會、我所、本部、本局。

稱呼對方：您、貴公司、貴校、貴隊。

【第5句】：標題

(a)為了方便快捷處理和分類保存，公函應加上標題。

(b)標題寫在稱呼下面的中央位置，標題下面必須畫上橫線;

寫標題的目的是要把正文的內容簡要地列出來。

例如：

請主持開幕典禮

接受友

公函的用法大約有下面幾種：

【第1句】：當下級機關需要向上級機關去詢問一般事宜的時候，或者上級的機關需要答復或催辦下級機關的一些有關事宜。

【第2句】：平行機關或者不相隸屬的機關之間商洽一些有關事宜，

【第3句】：機關或者機構常常用函來通知一般事項。如通知開一般性的會議、要求下級機關報送某項材料或統(tǒng)計某些數字等時，也常用公函。

【第4句】：向上級機關請示較小事宜也常用函。

函件采用書寫、復印、打印、傳真等傳遞方式均可。

函的結構、內容和寫法

由于函的類別較多，從制作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規(guī)范性公函的結構、內容和寫法。

公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

(一)首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

【第1句】：標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

【第2句】：主送機關。即受文并辦理來函事項的機關單位，于文首頂格寫明全稱或者規(guī)范化簡稱，其后用冒號。

(二)正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

【第1句】：開頭。主要說明發(fā)函的緣由。一般要求概括交代發(fā)函的目的、根據、原因等內容，然后用“現將有關問題說明如下：”或“現將有關事項函復如下：”等過渡語轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發(fā)文字號，然后再交代根據，以說明發(fā)文的緣由。

【第2句】：主體。這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性。

(三)結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協(xié)助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。

(四)結語。通常應根據函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢(商)”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

(五)結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。

署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日;并加蓋公章。

撰寫函件應注意的問題

函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。

其次，函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。

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關于公函的寫法

你清楚公函的寫法嗎?不清楚的話請隨CN人才網小編一起來了解關于公函的寫法，希望對大家有幫助。

【第1句】：函的概念

函適用于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等。函的使用范圍廣泛，涉及各方面的公務聯系。

【第2句】：函的種類

函可分為公函與便函兩種。

【第3句】：公函的寫作格式

公函在結構上一般由標題、正文、落款三部分構成：

(1)標題

跟一般的信函不同，公函的標題通常要包括發(fā)文機關、事由和文種類別(函)。有時可省寫發(fā)文機關，但事由和文種類別不能省略。另外，標題的'右上方要有編號。

(2)正文

正文的開頭頂格寫受文單位，然后另起一段寫發(fā)函的原因、聯系的事項，最后一般要用“請研復”、“請協(xié)助”等字樣提出具體要求，結束正文。

(3)落款

法定作者、日期，并加蓋公章。

公函的寫作要求是：一事一函，語言規(guī)范、明了，語氣合乎內容要求。

【第4句】：公函的寫作要求

(一)要一函一事，切忌一函數事。

(二)要體現平等坦誠精神，文字懇切得體、簡潔樸實，用語謙和有禮切不可盛氣凌人。

范文

　　××市人民政府關于在鐵路壓煤改線

　　×××站建立交橋的函

　　[××××]××

×××委員會：

××鐵路壓煤改線×××工業(yè)站，位于我市×縣×××鎮(zhèn)。由于該站的建設，原有的×××站西側的平交道口按設計要求將要封閉。這樣就阻斷了溝通南北三鄉(xiāng)一鎮(zhèn)的交通要道，給鄉(xiāng)鎮(zhèn)企業(yè)和商品經濟的發(fā)展造成了困難。另外，鐵路以南五個村的大面積耕地在路北，由于鐵路所阻，給群眾的生產生活造成了很難克服的困難。工業(yè)站在設計在dk308+893處雖有一座凈高【第2句】：5米，寬6米，長220米的單孔立交兼排水涵洞，但因縱深太長，寬度較窄，高度很低，農機車輛不能通行，農忙秋收人畜難以通過。為此，請貴委員會給予照顧，在dk308+430處(原×××站西側的平交道口處)建立交橋一座，以適應當地生產和需要。可否盼復。

　　××市人民政府

　　××××年××月×日

商務公函的寫法

以下是CN人才公文網小編給大家介紹的商務公函的寫法，希望對大家有幫助。

信函是公司的臉面，它對于公司樹立良好的形象有著極為重要的意義。典型商務信函的內容應包括如下幾點：

信頭：一般來講，商業(yè)信函均使用印有"letterhead"的公函信箋，這樣信頭就不必自己再寫了。

信內地址：寫在信紙的左上角，編號和日期下免費公文網版權所有方。順序是從小到大：

公司名稱或收信人姓名、職務

房屋或大樓名稱

大樓號碼及所在街道或路的名稱

省市名稱及郵編

國家名稱　　稱呼敬語：如知道對方姓名，就用dearmr./mrs./miss/ms.加上姓，如不知道對方姓名，可用dearsir,dearmadam,也可用：towhomifmayconcern。如對方職務較高，則最好用其職務名稱，如：dearprof.smith,deardr.henson等。稱呼一家公司就用dearsirs或gentlemen。

正文

結束敬語：如稱呼用dearsir/dearsirs/dearmadam",結束敬語就應用yoursfaithfully。如稱呼用dearmr.john/dearmr.smith,結束敬語就應用yourssincerely。

署名

英文信函中講究五c原則，也就是要求做到正確(correctness)、清晰(clearness)、簡明(conciseness)、完整(completeness)和禮貌(courtesy)。信函的語調也是同樣重要的.，它表達了你對收信人的態(tài)度，適當的語調將會給雙方創(chuàng)造良好的溝通氣氛。

商務公函范文

本廠已遷移到上述地址,特此通知。

IinformyouthatIhavenowremovedmyfactorytotheaboveaddress.

我方已在本市開設貿易與總代理店,特此通知。同時,懇請訂購。

Havingestablishedourselvesinthiscity,asmerchantsandgeneralagents,wetakethelibertyofacquaintingyouofit,andsolicitthepreferenceofyourorder.

本公司于5月1日將改為股份有限公司,特此奉告。

Wearepleasedtoinformyouthatourbusinesswillbeturnedintoalimitedcompanyonthe1stMay.

本公司股東年會,將于3月1日在銀行家俱樂部召開,特此函告。

NoticeisherebygiventhattheannualgeneralmeetingoftheshareholdersofourcompanywillbeheldattheBankers'ClubonMar.【第1句】：

今天我們已付給R.S.先生120美元,特此告知。

BythisweinformyouthatwehavetodaypaidMr.R.S.$1【第20句】：

通過這些渠道,他們會發(fā)來甚多訂單,特此函告。

Throughtheselines,weintimateyouthattheymaysendyouconsiderableorders.

公函的結構寫法

你了解公函的結構寫法嗎?那么，今天，CN人才網小編給大家介紹的是公函的結構寫法，希望對大家有幫助。

【第1句】：函的涵義和用途

函，適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。函的使用范圍極廣，使用頻率極高，可謂公文中的"輕武器"。具體來說，函的用途主要包括四個方面:

【第1句】：平級機關或不相隸屬機關單位之間的公務聯系，往來。

【第2句】：向無隸屬關系的業(yè)務主管部門請求批準有關事項。

【第3句】：業(yè)務主管部門答復審批無上下級隸屬關系的機關請求批準的事項。

【第4句】：機關單位對個人的事務聯系，如復群眾來信等。

【第2句】：函的特點

【第1句】：使用廣泛性。函的使用不受級別高低，單位大小的'限制，收發(fā)函件的單位均以比較平等的身份進行聯系。上至國務院，下至基層組織，企事業(yè)單位，社會團體都廣泛地使用函。

【第2句】：行文多向性。函可以上行，下行，但大多數函作平行文。

【第3句】：用語謙敬性。不論什么類型的函，用語皆得注重謙恭有禮，尊重對方，力求得到對方更多的理解和支持。函是最注重使用文言詞匯的公文。函是公文中最富有文學性的文種。

【第3句】：函的類型

【第1句】：商洽函。即不相隸屬機關之間商洽工作，聯系有關事宜的函。如人員商調，聯系參觀學習等。

【第2句】：詢答函。即不相隸屬機關之間相互詢問和答復有關具體問題的函。詢答函實際上又可分出"詢問函"和"答復函"。有些不明確的問題向有關機關和部門詢問，用詢問函。對機關和部門所詢問的問題做出解釋答復，用答復函。詢答函涉及的多數是問題而不是具體的工作。

【第3句】：批請函。即用于不相隸屬機關之間請求批準和答復審批事項的函。批請函實際上又可以分為"請批函"和"審批函"。請批函用于向不相隸屬的主管部門請求審批事項，而審批函則用于主管部門答復不相隸屬機關單位的請批事項。

【第4句】：告知函。即告知不相隸屬機關有關事項的函。

以上是按內容和用途對函所作的分類。若按照文面格式分類，函可以分為公函和便函。若按照行文去向分類，函又可以分為去函和復函。

【第4句】：函的結構和寫法

(一)標題

函的標題一般由發(fā)文機關，事由和文種構成，有時也可以只由事由和文種構成。

(二)正文

【第1句】：開頭。寫行文的緣由，背景和依據。

一般來說，去函的開頭或說明根據上級的有關指示精神，或簡要敘述本地區(qū)，本單位的實際需要，疑惑和困難。

復函的開頭引用對方來文的標題及發(fā)文字號，有的復函還簡述來函的主題，這與批復的寫法基本相同。繼而，有的復函以"現將有關問題復函如下"一類文種承啟語引出主體事項，即答復意見。

【第2句】：主體。寫需要商洽，詢問，答復，聯系，請求批準或答復審批及告知的事項。

函，或去函和復函的事項一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項比較復雜，則分條列項書寫。

【第3句】：結語。不同類型的函結語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復，則結語常用"特此函告"，"特此函達"。若是要求對方復函的，則用"盼復"，"望函復"，"請即復函"等語。請批函多以"請批準"，"請大力協(xié)助為盼"，"望能同意"，"望準予××是荷"等習慣用語收束。復函的結語常用"特此復函"，"特此回復"，"此復"等慣用語。也有的函不寫結語。五，注意問題

【第1句】：注意批請函與請示的區(qū)別，向有隸屬關系的上級機關請求指示，批準事項用請示，而向沒有隸屬關系的業(yè)務主管機關請求批準有關事項，則用請批函。主管機關答復請求審批事項，用審批函。

【第2句】：開門見山，直奔主題。無論去函還是復函，都不要轉彎抹角，切忌空話，套話和發(fā)空泛的議論。

【第3句】：一文一函，簡潔明了。

【第4句】：語言要規(guī)范得體，并體現函的用語特色。發(fā)函要使用平和，禮貌，誠懇的語言，對主管機關要尊重，謙敬，對級別低的單位要平和，對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬，命令性的語言。復函，則態(tài)度要明朗，語言要準確，避免含糊籠統(tǒng)，猶豫不定。

范文

　　關于商洽委托代培涉外秘書人員的函

××大學文學院:

本集團公司新近上崗的秘書人員缺乏專門的涉外秘書知識，業(yè)務素質亟待提高。據報載，貴院將于今年x月開辦涉外秘書培訓班，系統(tǒng)講授涉外秘書業(yè)務，公關禮儀，實用文書寫作等課程。這個培訓項目為我集團公司新上崗的涉外秘書人員提供了一個難得的在職進修機會。為能盡快提高本集團公司涉外秘書人員的從業(yè)素質，我們擬選派8名在崗秘書人員隨該班進修學習，委托貴院代培。有關代培費用及其他相關經費，將按時如數撥付。如蒙慨允，懇請函復為盼。

　　××集團公司(印章)

　　二00x年x月x日

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